Konten
Dieses Kapitel behandelt nützliche Konzepte für die Verwaltung Ihrer Konten. Da GnuCash Ihnen keinen speziellen Kontenrahmen aufdrängt, sind Sie frei, Ihre Kontenhierarchie in jeder gewünschten Weise zu gestalten. Es gibt jedoch einige grundsätzliche Buchführungskonzepte, die Sie bei der Gestaltung Ihrer Kontenhierarchie wahrscheinlich berücksichtigen wollen, um ihre Brauchbarkeit zu maximieren.
Buchhaltungsgrundsätze
Wie wir im vorigen Kapitel gesehen haben, basiert die Buchführung auf fünf grundlegenden Kontenarten: Aktiva, Fremdkapital, Eigenkapital, Ertrag und Aufwand. Wir erweitern nun unser Verständnis dieser Kontentypen und zeigen, wie sie in GnuCash dargestellt werden. Zuerst aber wollen wir die Kontenarten in zwei Gruppen aufteilen: die Bestandskonten, deren Zusammenfassung die Bilanz zu einem bestimmten Zeitpunkt ist, und die Erfolgskonten, welche mit Aufwand und Ertrag die wertmäßigen Veränderungen in einem Zeitraum wie dem Wirtschaftsjahr darstellen.
Bevor wir uns näher mit jedem Kontentyp befassen, lassen Sie uns noch einmal zur Erinnerung die Buchhaltungsgleichung (Aktiva - Fremdkapital = Eigenkapital + (Ertrag - Aufwand)) betrachten.
Die Grundkonten
image::figures/basics_AccountRelationships.png figures/basics_AccountRelationships.svg["Graphische Darstellung der Beziehungen der 5 Grundkonten zueinander. Das Reinvermögen (Eigenkapital) erhöht sich durch Erträge und vermindert sich durch Aufwendungen. Die Pfeile repräsentieren die Wertbewegungen.",width=]
Bestandskonten
Die drei sogenannten Bestandskonten sind Aktiva, Fremdkapital, und Eigenkapital. Bestandskonten werden benutzt, um über Ihren Besitz und Ihre Schulden Buch zu führen.
Aktiva bezeichnet den Bereich Ihres Besitzes. Aktiva können zum Beispiel ein Auto, Bargeld, ein Haus, Aktien und alles andere sein, was einen konvertiblen Wert besitzt. Konvertibler Wert bedeutet, dass Sie diesen Besitz zumindest theoretisch für Geld verkaufen können.
Fremdkapital bezeichnet den Bereich Ihrer Schulden. Fremdkapital können zum Beispiel ein Autokredit, ein Studiendarlehen, ein Hypothekendarlehen, ein Überziehungskredit und alles Andere sein, was Sie zu einem späteren Zeitpunkt zurückzahlen müssen.
Eigenkapital ist dasselbe wie "Reinvermögen". Es stellt dar, was übrig bleibt, wenn Sie Ihr Fremdkapital von Ihren Aktiva abziehen. Es kann als der Teil Ihrer Aktiva betrachtet werden, den Sie ohne irgendwelche Schulden besitzen.
Erfolgskonten
Die zwei Kontentypen Ertrag und Aufwand werden benutzt, um den Wert Ihrer Bestandskonten zu erhöhen oder zu vermindern. Somit erlauben Ihnen Ertrags- und Aufwandskonten, den Wert der Bestandskonten zu ändern, während die Bestandskonten selbst nur den Wert des Besitzes, oder des Darlehens erfassen.
Ertrag ist die Bezahlung, die Sie für Ihre Zeit, Ihre Dienstleistungen, oder den Gebrauch Ihres Geldes erhalten. Wenn Sie Ihr Gehalt erhalten, dann ist das zum Beispiel die Bezahlung für die Arbeit, die Sie für Ihren Arbeitgeber verrichtet haben. Andere Beispiele für Erträge sind Kommissionen, Trinkgelder, Dividenden Ihrer Aktien und Zinsen Ihrer Bankkonten. Erträge erhöhen immer den Wert Ihrer Aktiva und somit des Eigenkapitals.
Aufwand bezieht sich auf Geld, welches Sie ausgeben, um Dinge oder Dienstleistungen eines anderen zum baldigen Verbrauch zu erwerben. Beispiele von Aufwendungen sind ein Essen in einem Restaurant, Mietzahlungen, Lebensmitteleinkäufe, Treibstoff für Ihr Auto oder Eintrittskarten für ein Fußballspiel. Aufwendungen verringern immer Ihr Eigenkapital. Wenn Sie für die Aufwendungen direkt bezahlen, dann verringern Sie damit Ihre Aktiva, wenn Sie dagegen Aufwendungen über einen Kredit begleichen, dann erhöhen Sie Ihr Fremdkapital.
Aufwands- und Ertragskonten lassen sich unter dem Oberbegriff Erfolgskonten zusammenfassen.
GnuCash-Konten
Dieser Abschnitt beschreibt, wie die GnuCash-Definition eines Kontos mit den grundlegenden 5 Kontentypen zusammenpasst.
Lassen Sie uns zuerst mit der Definition eines Kontos in GnuCash anfangen. Ein GnuCash-Konto ist ein Objekt, welches andere Unterkonten oder Buchungen enthält. Da ein Konto andere Konten beinhalten kann, sehen Sie oft Konten-Bäume in GnuCash, bei denen sinngemäß zusammenhängende Konten unter einem gemeinsamen Oberkonto zu einer Gruppe zusammengefasst werden.
Ein GnuCash Konto muss einen eindeutigen Namen haben (den Sie zuweisen) und eine der vorgegebenen GnuCash- "Kontenarten". Es gibt insgesamt 12 Kontenarten in GnuCash. Diese 12 Kontenarten basieren auf den fünf grundlegenden Kontentypen; Grund für die höhere Anzahl an GnuCash-Kontenarten ist, dass GnuCash dadurch für diese Konten eine besondere Erfassung und Behandlung von Buchungsvorgängen ermöglicht. Es gibt 6 Aktiva-Kontenarten (Bargeld, Bank, Aktienkonto, Investmentfonds, Forderungen, und Sonstige Aktiva), 3 Fremdkapital-Kontenarten (Kreditkarte, Verbindlichkeiten, und Fremdkapital), 1 Eigenkapital-Kontoart (Eigenkapital), 1 Ertrags-Kontoart (Ertrag), und eine Aufwands-Kontoart (Aufwand).
Diese GnuCash Kontenarten werden weiter unten genauer dargestellt.
Bestandskonten
Das erste Bestandskonto, das wir untersuchen werden, ist das Konto Aktiva, welches sich, wie Sie sich sicherlich erinnern, auf Ihren Besitz bezieht.
Um Ihnen zu helfen, Ihre Aktiva zu organisieren und um die Eingabe von Buchungen zu vereinfachen, unterstützt GnuCash verschiedene Typen von Aktiva-Konten:
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Bargeld: Benutzen Sie diese Kontoart, um die Geldbeträge zu verfolgen, welche Sie in der Hand, Ihrer Geldbörse, Ihrem Sparschwein, unter Ihrer Matratze oder an einem anderen Platz aufbewahren, um direkten Zugriff darauf zu haben. Das sind die am leichtesten verfügbaren oder liquiden Geldmittel.
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Bank: Benutzen Sie diese Kontoart, um Ihre Guthaben bei Institutionen, wie zum Beispiel Banken, Bausparkassen oder Maklerfirmen (wo jemand anders Ihr Geld absichert), zu verfolgen. Das sind die am zweit leichtesten verfügbaren Geldmittel, da sie leicht in Bargeld umgewandelt werden können.
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Aktienkonto: Benutzen Sie diesen Kontentyp, um die Entwicklung Ihrer persönlichen Aktien und Rentenpapiere zu verfolgen. Die Buchungsansicht dieses Kontentyps stellt Ihnen zusätzliche Spalten für die Eingabe der Anzahl der Aktien und ihres Preises zur Verfügung. Diese Art von Vermögen können Sie nicht so einfach in Bargeld umwandeln, es sei denn, Sie finden einen Käufer. Sie bekommen auch nicht unbedingt den selben Geldbetrag, den Sie beim Kauf der Aktien und Rentenpapiere bezahlt haben.
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Investmentfonds: Dieser Kontentyp ist dem Aktienkonto ähnlich, außer dass er dazu benutzt wird, die Entwicklung von Investmentfonds zu verfolgen. Die Buchungsansicht stellt Ihnen dieselben zusätzlichen Spalten für die Eingabe der Anzahl der Fondsanteile und ihres Preises zur Verfügung wie beim Aktienkonto. Investmentfonds stellen einen Miteigentumsanteil für eine Vielzahl von Geldanlagen dar, und wie Aktien garantieren sie keinen festen Geldwert.
GnuCash behandelt die Kontentypen Aktien und Investmentfonds auf die gleiche Weise.
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Forderungen: Dieser Kontentyp wird normalerweise nur im Geschäftsleben verwendet, da Sie hier noch nicht eingegangene Zahlungen für von Ihnen erbrachte Leistungen oder gelieferte Produkte verwalten. Diese Beträge werden schon als Vermögen betrachtet, weil Sie normalerweise damit rechnen können, dass diese geschuldeten Geldbeträge bei Ihnen eintreffen.
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Vermögen: Unabhängig davon, wie unterschiedlich dieses Vermögen ist, kann GnuCash einfach viele unterschiedliche Situationen verwalten. Der Kontentyp "Vermögen" deckt alle Aktiva ab, die oben noch nicht aufgezählt wurden.
GnuCash behandelt die Kontentypen Barvermögen, Bank und Aktiva auf die gleiche Weise.
Konten sind Informationsspeicher, die dazu benutzt werden, um die Art von auftretenden Vorgängen aufzuzeichnen oder zu verfolgen, für die das Konto eingerichtet wurde.
Im Wirtschaftsleben sind häufig die Vorgänge, die aufgezeichnet und verfolgt werden, feiner aufgeteilt als wir sie bisher betrachtet haben. Für eine fortgeschrittene Behandlung der Möglichkeiten lesen Sie bitte die Beschreibung in Kapitel [chapter_other_assets] in diesem Kurs.
Für Ihre persönlichen Finanzen können Sie die in der Wirtschaft verwendeten Kontenrahmen benutzen oder nicht, je nachdem, ob sie Ihnen für die Erfassung, Verfolgung und den Bericht der auftretenden Vorgänge bei der Verwaltung Ihrer persönlichen Finanzen nützlich erscheinen. Zusätzliche Informationen finden Sie unter [chapter_other_assets] in diesem Leitfaden.
Das zweite Bestandskonto ist das Konto Fremdkapital, welches sich, wie Sie sich sicherlich erinnern, auf Ihre Schulden bezieht, also auf Geld, welches Sie geliehen haben und zu einem späteren Zeitpunkt zurückzahlen müssen. Dies stellt das Recht Ihrer Geldgeber dar, von Ihnen eine Rückzahlung zu erhalten. Die Beobachtung Ihres Fremdkapitals zeigt Ihnen, wie viele Schulden Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt haben.
GnuCash bietet drei Kontentypen für Fremdkapital:
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Kreditkarte: Nutzen Sie diese Kontoart, um Ihre Zahlungen mit der Kreditkarte zu verwalten und mit der Abrechnung der Kreditkartengesellschaft abzugleichen. Kreditkarten stellen ein Kurzzeit-Darlehen dar, und Sie sind verpflichtet den Betrag an die Kreditkartengesellschaft zurückzuzahlen. Dieser Kontentyp kann auch für andere Kurzzeit-Darlehen benutzt werden, wie zum Beispiel einen Überziehungskredit Ihrer Bank.
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Verbindlichkeiten: Diese Kontoart wird normalerweise nur im Geschäftsleben verwendet, da Sie hier eingegangene, aber noch nicht bezahlte Rechnungen für Waren und Dienstleistungen anderer verwalten. Diese Beträge werden als Darlehen betrachtet, weil Sie diese geschuldeten Geldbeträge zum Fälligkeitsdatum bezahlen müssen.
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Fremdkapital: Nutzen Sie diese Kontoart für alle anderen Darlehen. Das sind normalerweise langfristige Darlehen wie Immobiliendarlehen oder Autokredite. Dieser Kontentyp hilft Ihnen dabei, die Übersicht darüber zu behalten, wie viel Sie anderen noch schulden und wie viel Sie bereits zurückgezahlt haben.
GnuCash behandelt die Kontentypen Kreditkarte und Verbindlichkeiten auf die gleiche Weise.
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Tip
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Fremdkapital hat in der Buchführung den gegenteiligen Effekt wie Aktiva: Haben (Einträge in der rechten Spalte) erhöhen die Kontenstände der Darlehnskonten und Soll (Einträge in der linken Spalte) vermindern sie (siehe Anmerkung weiter unten in diesem Kapitel). |
Die letzte Bestandskontoart ist Eigenkapital, was auch gleichbedeutend ist mit "Reinvermögen". Es stellt dar, was übrig bleibt, wenn Sie Ihr Fremdkapital von Ihren Aktiva abziehen. Es kann als der Teil Ihrer Aktiva betrachtet werden, den Sie ohne irgendwelche Schulden besitzen. Nutzen Sie diese Kontoart in GnuCash als Quelle für die Eröffnungsbuchungen, die Erfassung der Anfangsbestände Ihrer Konten, da deren Summe Ihrem anfänglichen Nettowert oder Reinvermögen entspricht.
Es gibt normalerweise nur ein GnuCash Eigenkapitalkonto, welches logischerweise auch Eigenkapital genannt wird. Bei Firmen, AGs usw. kann aber pro Teilhaber ein Unterkonto angelegt werden.
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Tip
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In Eigenkapitalkonten erhöhen Haben-Buchungen die Kontenstände und Soll-Buchungen verringern sie (mehr dazu später in diesem Kapitel). |
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Note
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Die Gleichung, die die Bestandskontentypen verbindet ist Aktiva = Darlehen + Eigenkapital oder auch umgestellt Aktiva - Darlehen = Eigenkapital. Umgangssprachlich, die Dinge, die Sie besitzen, minus die Dinge, die Sie schulden, ist gleich dem Reinvermögen. |
Erfolgskonten
Ertrag ist die Zahlung, die Sie für Ihre bereitgestellte Zeit, für von Ihnen erbrachte Dienstleistungen oder für die Nutzung Ihres Geldes erhalten. Nutzen Sie ein Konto vom Typ Ertrag , um diese Zahlungen in GnuCash zu verfolgen.
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Tip
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Haben-Buchungen erhöhen den Kontostand eines Ertragskontos und Soll-Buchungen vermindern ihn. Wie in [basics-accounting1] beschrieben, repräsentieren Haben-Buchungen Geld, welches von einem Konto genommen wird. Speziell für Ertragskonten gilt, wenn Sie Geld von diesem Konto (Haben) zu einem anderen Konto transferieren, erhöht sich der Kontostand des Ertragskontos. Wenn Sie zum Beispiel eine Gehaltsbuchung als Transaktionen von einem Ertragskonto zu Ihrem Bankkonto eingeben, erhöht sich der Kontostand beider Konten. |
Aufwand bezieht sich auf Geld, welches Sie ausgeben, um Waren und Dienstleistungen eines Anderen zu erwerben. Benutzen Sie in GnuCash ein Konto vom Typ Aufwand, um Ihre Aufwendungen zu erfassen.
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Tip
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Soll-Buchungen erhöhen den Kontostand von Aufwandskonten und Haben-Buchungen vermindern den Kontostand (siehe unten). |
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Note
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Wenn Sie für eine bestimmte Zeit Ihre gesamten Aufwendungen von Ihren gesamten Erträge abziehen, erhalten Sie Ihren Nettoertrag. Dieser Nettoertrag wird in der Bilanz als einbehaltener Gewinn aufgeführt, woraus mit Abschluss des Wirtschaftsjahres Eigenkapital wird. |
Unten sehen Sie Ertrags- und Aufwands-Konten nach der Auswahl von Allgemeine Konten im Assistenten für die Erstellung eines neuen Kontenplans (menu:Aktionen[Kontenhierarchie hinzufügen…]).
Figure 1. vorgegebene Ertragskonten
Figure 2. Einige vorgegebene Aufwandskonten
Weitere Kontentypen
Es gibt einige weitere Kontentypen.
Der Handel mit verschiedenen Währungen wird auf Wunsch in "Handels-"konten protokolliert, um den Rechnungsabschluss sowohl in jeder Währung als auch im Gesamtwert zu erstellen. Mehr Informationen unter [chapter_currency]
Money Market und Credit Line werden nur vom OFX-Importmodul verwendet, offensichtlich aus Gründen der Vollständigkeit der Spezifikation.
Alles zusammensetzen
Wir wollen jetzt mithilfe des in diesem Kapitel Gelernten einen allgemeinen persönlichen Kontenplan aufbauen. Ein Kontenplan ist einfach eine neue GnuCash-Datei, in der Sie Ihre Konten angelegt haben, um Ihre Finanzen zu verfolgen. Beim Aufbau dieses Kontenplans ist die erste Aufgabe, die zu verfolgenden Posten den grundlegenden Kontentypen zuzuordnen. Das ist ziemlich einfach, wie wir in folgendem Beispiel sehen können.
Einfaches Beispiel
Wir wollen annehmen, dass Sie ein Girokonto und ein Sparkonto bei der Bank haben, dass Sie angestellt sind und deshalb Gehaltszahlungen empfangen. Sie haben eine Kreditkarte (Visa) und zahlen monatlich Miete, Telefon und Strom. Natürlich brauchen Sie auch Bargeld für den Einkauf von Lebensmitteln. Vorerst kümmern wir uns noch nicht darum, wie viel Geld Sie auf Ihren Bankkonten haben, oder wie viele offene Rechnungen Ihre Kreditkarte aufweist usw. wir wollen nur das Grundgerüst für diesen Kontenplan erzeugen.
Ihre Aktiva sind das Sparkonto und das Girokonto. Ihr Fremdkapital ist die Kreditkarte und Ihr Eigenkapital sind die Anfangskontostände Ihrer Bankkonten und der Kreditkarte (auch wenn wir diese noch nicht kennen, so wissen wir doch, dass es sie gibt). Sie haben Erträge in Form Ihres Arbeitslohns und Aufwendungen in Form der Lebensmitteleinkäufe, der Miete, der Strom- und Telefonrechnung, und Steuern und Sozialabgaben auf Ihr Einkommen.
Grundlegende Konten der obersten Ebene
Jetzt müssen Sie sich entscheiden, wie Sie Ihre Konten gruppieren wollen. Höchstwahrscheinlich wollen Sie jeweils Ihre Aktiva, Ihr Fremdkapital, Ihr Eigenkapital, Ihre Erträge und Ihre Aufwendungen zusammenfassen. Das ist die normale Art und Weise, einen GnuCash -Kontenplan aufzubauen. Es wird im hohen Maße empfohlen, dass Sie immer auf diese Art und Weise anfangen.
Durch Betätigen von menu:Datei[Neue Datei] fangen Sie mit einer leeren GnuCash-Datei an. Den Assistenten zum Aufbau eines Kontenplans verlassen Sie bitte durch Druck auf die Taste Abbrechen, da wir diesmal nicht einen der vorgefertigten Kontenrahmen benutzen wollen. Stattdessen werden wir ganz von vorne anfangen, und die grundlegenden Kontenstrukturen selber aufbauen. Im leeren GnuCash-Fenster wählen Sie bitte menu:Ansicht[Neue Kontenhierarchie] aus dem Menü: Die Konten-Seite öffnet sich. Zuletzt wählen Sie menu:Aktionen[Neues Konto…].
Jetzt sind Sie bereit, den grundlegenden Kontenplan aufzubauen.
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Kontobezeichnung Aktiva (Kontoart Aktiva, Hauptkonto Neues Konto der obersten Ebene)
Figure 3. Erstellung eines Aktivakontos -
Kontobezeichnung Fremdkapital (Kontoart Fremdkapital, Hauptkonto Neues Konto der obersten Ebene)
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Kontobezeichnung Eigenkapital (Kontoart Eigenkapital, Hauptkonto Neues Konto der obersten Ebene)
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Kontobezeichnung Ertrag (Kontoart Ertrag, Hauptkonto Neues Konto der obersten Ebene)
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Kontobezeichnung Aufwand (Kontoart Aufwand, Hauptkonto Neues Konto der obersten Ebene )
Nachdem Sie die Konten der obersten Ebene angelegt haben, sollte die Konto-Seite in GnuCash folgendermaßen aussehen:
Figure 4. Die grundlegenden Konten der obersten Ebene
Unterkonten anlegen
Den Konten der obersten Ebene können Sie jetzt Unterkonten hinzufügen, die für die tatsächlichen Buchungen gedacht sind. Beachten Sie, dass die Abgabenkonten unterhalb eines Unterkontos mit Namen Steuer angelegt werden. Sie können Unterkonten innerhalb von Unterkonten anlegen. Dies wird normalerweise für eine Gruppe zusammenhängender Konten getan, den Abgabenkonten in unserem Beispiel.
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Tip
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Statt menu:Aktionen[Neues Konto…] aus dem Menü zu wählen, können Sie alternativ ein Unterkonto durch einen Rechtsklick auf den Namen des übergeordneten Kontos und anschließender Auswahl des Eintrags Neues Konto… erzeugen. Es wird ein Dialog ähnlich dem unter Grundlegende Konten der obersten Ebene dargestellten Dialog geöffnet, mit dem Unterschied, dass in diesem Dialog das übergeordnete Konto bereits als Hauptkonto des neuen Kontos eingetragen ist. |
. Kontobezeichnung Bargeld (Kontoart Bargeld, Hauptkonto Aktiva)
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Kontobezeichnung Girokonto (Kontoart Bank, Hauptkonto Aktiva)
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Kontobezeichnung Sparkonto (Kontoart Bank, Hauptkonto Aktiva)
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Kontobezeichnung Visa (Kontoart Kreditkarte, Hauptkonto Fremdkapital)
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Kontobezeichnung Gehalt (Kontoart Ertrag, Hauptkonto Ertrag)
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Kontobezeichnung Telefon (Kontoart Aufwand, Hauptkonto Aufwand)
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Kontobezeichnung Strom (Kontoart Aufwand, Hauptkonto Aufwand)
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Kontobezeichnung Miete (Kontoart Aufwand, Hauptkonto Aufwand)
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Kontobezeichnung Lebensmittel (Kontoart Aufwand, Hauptkonto Aufwand)
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Kontobezeichnung Steuern (Kontoart Aufwand, Hauptkonto Aufwand)
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Kontobezeichnung Einkommenssteuer (Kontoart Aufwand, Hauptkonto Aufwand:Steuer)
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Kontobezeichnung Rentenversicherung (Kontoart Aufwand, Hauptkonto Aufwand:Steuer)
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Kontobezeichnung Krankenversicherung (Kontoart Aufwand, Hauptkonto Aufwand:Steuer)
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Kontobezeichnung Anfangsbestand (Kontoart Eigenkapital, Hauptkonto Eigenkapital)
Nachdem Sie diese zusätzlichen Unterkonten erzeugt haben, sollte das Resultat folgendermaßen aussehen:
Figure 5. Der grundlegende Kontenplan
Speichern Sie diesen Kontenplan unter dem Namen gcashdata_3, und auch unter gcashdata_3emptyAccts, da wir ihn in späteren Kapiteln weiterbenutzt werden.
Sie haben jetzt einen Kontenplan erzeugt, um ein einfaches Haushalts-Budget zu verfolgen. Mit diesem Grundgerüst an Konten können wir nun anfangen, die Konten mit Buchungen zu füllen. Dieses Thema wird im nächsten Kapitel detailliert beschrieben.