Die Titelleiste der Buchungsansicht zeigt den Namen des Kontos an. Unter der Titelleiste zeigt die Menüleiste die Menüeinträge, die in der Kontenansicht verfügbar sind. Die Werkzeugleiste enthält praktische Knöpfe für die Arbeit innerhalb der Buchungsansicht.

Am unteren linken Rand der Ansicht zeigt GnuCash hilfreiche Informationen, wenn Sie den Mauszeiger über die Ansicht bewegen. An der rechten Seite sehen Sie die aktuelle Kontenbilanz und die Summe der erledigten Teilbuchungen.

GnuCash bietet mehrere Optionen, die Buchungsansicht anzuzeigen. Die Standardeinstellung ist Einzeilig. Diese zeigt lediglich die Zusammenfassung der Teilbuchungen, die das gewählte Konto beeinflussen. Diese Ansicht ähnelt der Ansicht der meisten anderen Buchführungsprogramme. Sie können auch eine andere Ansicht aus dem Menü menu:Ansicht[] wählen. Es gibt zwei andere Arten:

Wir wollen jetzt genauer betrachten, wie sich die einzeilige Darstellung und die vollständige Darstellung unterscheiden.

Für dieses Beispiel wollen wir annehmen, dass Sie drei Jeans für zusammen 1000 € gekauft haben und für den Kauf jeder Jeans eine mehrteilige Buchung erstellen.

Die folgenden Bilder werden das etwas besser verdeutlichen.

Lassen Sie uns zuerst den Kauf der Jeans auf Ihrem Girokonto buchen

Dann öffnen wir das Konto Aufwand:Kleidung und betrachten es in der Standardansicht (einzeilige Ansicht).

Wir sehen hier drei Einträge, aber es gibt nur einen Eintrag auf dem Girokonto. Bei genauerer Betrachtung sehen Sie, dass jede Zeile einen unterschiedlichen Betrag (Preis der Jeans) aufweist, 200 €, 300 €, und 500 €. Jede der genannten Buchungszeilen entspricht einer Zeile der Splitbuchung.

Wenn wir das Konto Aufwand:Kleidung jetzt in der vollständigen Ansicht betrachten, sehen Sie nur die originale mehrteilige Buchung.

GnuCash stellt verschiedene zeitsparende Tastaturkürzel für die Dateneingabe zur Verfügung. Wenn Sie die ersten Buchstaben einer Beschreibung eingeben, die Sie vorher schon einmal verwendet haben, dann ergänzt die Ausfüllhilfe automatisch die einzugebende Beschreibung zu der passenden zuletzt eingegebenen Beschreibung. Wenn Sie die ersten Buchstaben eines Kontonamens entweder im Feld Buchen in der Buchungszeile oder im Feld Konto in der Zeile der Teilbuchungen eingeben, versucht die Ausfüllhilfe automatisch den Namen entsprechend ihrer Kontenliste zu ergänzen. Sie hilft auch bei der Eingabe von Unterkonten in diese Felder: geben Sie dafür die Anfangsbuchstaben des Hauptkontos gefolgt von einem : (Doppelpunkt) und den ersten Buchstaben des Unterkontos ein. Zum Beispiel können Sie für die Eingabe von Aktiva:Barvermögen:Girokonto folgendes eingeben: A:B:G und GnuCash den Rest ergänzen lassen.

GnuCash verfügt in der Buchungsansicht auch über verschiedene Tastaturkürzel, die Ihnen bei der Eingabe viel Zeit und Mühe sparen können. Im Datumsfeld können folgende Tastaturkürzel verwenden werden:

Im Feld Nr. einer Buchungszeile können Sie die Taste
verwenden, um die nächsthöheren Buchungsnummer einzugeben, genauso wie die Taste -, um die Buchungsnummer um eins zu vermindern. Das funktioniert auch im Feld Aktion einer mehrteiligen Buchung, für den Fall, dass Sie auch hier nummerieren wollen. Das Feld Aktion hat auch eine Ausfüllhilfe - wenn Sie die Anfangsbuchstaben einer normalen Aktion, wie zum Beispiel Einzahlung eingeben, wird GnuCash den Rest ergänzen.

Das Feld Buchen besitzt eine Ausfüllhilfe für Kontonamen. Geben Sie die Anfangsbuchstaben das Kontonamens ein und GnuCash ergänzt den fehlenden Teil des Namens. Wenn sie (zu einem beliebigen Zeitpunkt) das Trennzeichen : eingeben, wird der bisher gewählte Teil des Namens abgeschlossen und mit der Auswahl des Unterkontos begonnen. Zum Beispiel wird die Eingabe A:G in unserem Beispielkontorahmen ergänzt zum Konto Aktiva:Girokonto. Sie können auch die Tasten Menü oder CtrlDown in diesem Feld drücken, um eine Auswahlliste aller Kontonamen zu erhalten.

In jedem der eingebauten Betragsfelder können Sie den eingebauten Rechner benutzen. Geben Sie dazu den ersten Wert gefolgt von +, -, *, oder /, gefolgt von dem zweiten Wert ein. GnuCash errechnet das Ergebnis und gibt es im Betragsfeld aus, sobald Sie die Tab-Taste betätigen.

Für alle Menüpunkte sind Tastaturkürzel definiert, die durch den unterstrichenen Buchstaben in der Bezeichnung gekennzeichnet sind. Drücken Sie die Taste Alt + [unterstrichenen Buchstaben], um das Menü zu öffnen, und wählen dann einen Eintrag durch Drücken des unterstrichenen Buchstabens. Zum Beispiel öffnet Altk das Aktionenmenü, ein weiterer Druck auf m öffnet die Buchung in der vollständigen Ansicht. Einigen Menüpunkten sind zusätzlich Tastaturkürzel für den direkten Aufruf zugeordnet (normalerweise im Zusammenspiel mit der Strg Taste). Diese Kürzel werden hinter dem Menüpunkt angegeben.

Um sich schnell innerhalb der Buchungsansicht bewegen zu können, benutzen Sie folgende Tasten:

Im Fenster Abgleichen können sie folgende Tastaturkürzel nutzen:

Für unser Beispiel benutzen wir den Kontenrahmen, den wir in dem vorherigen Kapitel erstellt haben (test.gnucash). Mit einem Doppelklick auf das Konto Girokonto öffnen Sie die Buchungsansicht. Jetzt wollen wir eine einfache Buchung auf dem Girokonto eingeben. Normalerweise geben sie einem Konto bei der Einrichtung in GnuCash einen Anfangskontostand.

In der ersten Buchungszeile geben Sie bitte das Datum der Buchung ein (zum Beispiel den 01.03.2015), eine Beschreibung (zum Beispiel "Anfangskontostand"). Ein Klick auf Buchen öffnet ein Pop-Up Menü in dem sie jetzt Eigenkapital:Anfangsbestand auswählen. Geben Sie eine Einzahlung von 1000 € ein, und drücken Sie die Enter Taste. Die Buchungsansicht sollte jetzt folgendermaßen aussehen:

Die Eingabe eines Anfangskontostandes ist ein Beispiel für eine einfache Buchung zwischen zwei Konten. In unserem Beispiel beeinflusst sie die Konten Aktiva:Girokonto und Eigenkapital:Anfangsbestand.

Als weiteres Beispiel für eine Buchung zwischen zwei Konten wollen wir jetzt eine Buchung eingeben, die einen Lebensmitteleinkauf von 45,21 € beschreibt. Der Betrag wurde Bar bezahlt, deshalb geben wir diese Buchung in der Buchungsansicht des Kontos Aktiva:Bargeld ein. Wählen Sie bei dieser Buchung im Feld Buchen den Eintrag Aufwand:Lebensmittel. Die Buchungsansicht sollte jetzt folgendermaßen aussehen:

Die Notwendigkeit für drei oder mehr Teilbuchungen in einer Buchung ergibt sich, wenn Sie bei einer Buchung entweder mehrere "Von-" oder mehrere "Nach-" Konten angeben wollen. Ein klassisches Beispiel dafür ist eine Gehaltsbuchung. Das Geldbetrag, welchen Sie ausgezahlt bekommen, ist normalerweise geringer als Ihr Bruttoverdienst. Der Unterschied kommt durch Lohnabzüge wie Steuern, Rentenversicherung, Krankenkasse etc. zustande. Die einfache Buchung Ihres Gehaltes beeinflusst deshalb neben Aktiva:Girokonto und Ertrag:Gehalt auch andere Konten.

Um die Gehaltszahlung in der Buchungsansicht des Kontos Aktiva:Girokonto einzugeben klicken Sie auf eine neue Buchungszeile und klicken dann auf Vollständig. Geben Sie jetzt in der ersten Zeile die Beschreibung der Buchung ein (zum Beispiel "Employers ALDI"). In die darunterliegenden Zeilen geben Sie nacheinander die verschiedenen Teilbuchungen ein, aus denen die Buchung besteht. Wählen Sie zuerst das Konto, und geben danach den auf dieses Konto zu transferierenden Betrag ein. Dann klicken Sie auf die nächste Zeile und wiederholen den Vorgang. Beachten Sie , dass sich in der Aktivakontoansicht, der Betrag in der linken Spalte das Saldo erhöht und der Betrag in der rechten Spalte das Saldo erniedrigt (mehr finden Sie unter [basics-transactions2]). Nach Tab oder durch klicken kommen Sie in die nächste Zeile der Teilbuchungen und wiederholen den Prozess. Beachten Sie, dass wenn Sie die Tastatur zur Navigation durch die Buchungen benutzen, nutzen Sie Tab , um sich von einem Feld zum anderen zu bewegen, wie die Nutzung der Enter-Taste die Buchungen bestätigt und Teilbuchungen auf das Ausgleichskonto erzeugt.

In diesem Beispiel wählen Sie als Konto für die Einzahlungen das Konto (Aktiva:Girokonto) und geben dann unter Einzahlung (Soll) den eingezahlten Geldbetrag an (zum Beispiel 670 €). Nachfolgend geben sie die Beträge für die verschiedenen Abgaben ein: Konto Aufwendungen:Steuern:Einkommensteuer 180 €; Konto Aufwendungen:Steuern:Krankenversicherung 90 €; und Konto Aufwendungen:Steuern:Rentenversicherung 60 €. Zum Schluss geben Sie den Bruttobetrag ihres Gehalts (1000 € in diesem Beispiel) als Abhebung (Haben) von ihrem Konto Ertrag:Gehalt ein.

Die komplette mehrteilige Buchung sollte jetzt folgendermaßen aussehen [txns-register-multiaccount]. Vergessen Sie nicht, nach Eingabe der Teilbuchungen, die Buchung durch Druck der Taste Enter abzuschließen. Die Ansicht der Buchung wechselt durch Druck auf die Taste Enter wieder auf die einzeilige Darstellung. Die Einträge der Teilbuchungen sind noch vorhanden, und können durch klicken auf Vollständig wieder angezeigt werden. Siehe auch Funktionen der Buchungsansicht für weitere Einzelheiten.

Der Abgleichsdialog wird verwendet, um ein GnuCash Konto in Übereinstimmung zu bringen mit einem Kontoauszug, den Sie von einer Bank oder einer anderen Finanzinstitution bekommen haben. Ein Kontoabgleich ist nicht nur nützlich, um die Übereinstimmung Ihrer Buchführung mit der Ihrer Bank zu gewährleisten, sondern auch, um ein besseres Verständnis von offenen Geschäftsvorfällen zu erhalten, z.B. noch nicht eingelösten Schecks.

Um den Abgleichsdialog zu öffnen, wählen Sie ein Konto in Ihrem Kontenrahmen und klicken auf den Menüpunkt menu:Aktionen[Abgleichen]. Das untenstehende Fenster erscheint, in welchem Sie die Informationen für den Kontoabgleich eingeben können.

In dem Anfangsfenster des Kontoabgleichs müssen einige Abgleichsparameter eingegeben werden.

Drücken Sie die Taste Ok, und es erscheint das Fenster mit der Buchungsliste zum Abgleich:

Die zwei Fensterbereiche mit Namen Gutschrift und Belastung listen alle nicht abgeglichen Buchungen auf, die zu dem abzugleichenden Konto gehören. Die Spalte J zeigt an, ob die Buchungen bereits abgeglichen sind.

Betrachten Sie jetzt jeden Eintrag in Ihrem Kontoauszug und suchen den passenden Eintrag im Fenster Abgleichen.

Falls Sie eine Buchung nicht finden, haben Sie vielleicht vergessen, sie einzugeben, oder es war Ihnen unbekannt, dass die Buchung stattgefunden hat. Sie können die Taste Neu in der Werkzeugleiste benutzen, oder den Menüeintrag menu:Buchung[Neu] in der Menüleiste, um in der Buchungsansicht die fehlende Buchung einzugeben. Sobald Sie die Eingabe der Buchung durch Drücken der Taste Enter abgeschlossen haben, erscheint der Eintrag im Fenster Abgleichen.

Für jeden Eintrag im Fenster Abgleichen vergleichen Sie jetzt den Betrag mit dem Betrag in Ihrem Kontoauszug. Wenn beide Einträge nicht übereinstimmen, haben Sie vielleicht einen Fehler bei der Eingabe der Transaktion in GnuCash gemacht. Sie können in diesem Fall die Taste Bearbeiten in der Werkzeugleiste drücken oder den Menüeintrag menu:Buchung[Bearbeiten] benutzen, um die Buchungsansicht zu öffnen und die Buchung zu korrigieren.

Wenn die Beträge übereinstimmen, klicken Sie auf den Eintrag im Fenster Abgleichen. Die gewählte Transaktion wird durch ein Häkchen in der Spalte J markiert. GnuCash aktualisiert automatisch die Beträge im Zusammenfassungsbereich unten rechts.

Diesen Vorgang wiederholen Sie für jeden Eintrag auf dem Kontoauszug, bestätigen, dass der Betrag mit Ihrer Buchungen in GnuCash übereinstimmt, und haken die Buchung in GnuCash als abgeglichen ab.

Unten rechts gibt es im Fenster Abgleichen ein Feld Differenz, welches den Betrag 0.00 aufweisen sollte, wenn Sie den Abgleich abgeschlossen haben. Wenn dort ein anderer Wert auftritt, dann haben Sie entweder Buchungen ausgelassen, oder einige Buchungsbeträge wurden falsch in GnuCash eingegeben, oder (was etwas unwahrscheinlicher ist) die Bank hat einen Fehler gemacht.

Nachdem Sie alle Einträge auf dem Kontoauszug abgehakt haben, und die Differenz 0.00 ist, drücken Sie den Eintrag Fertig auf der Werkzeugleiste oder wählen den Eintrag menu:Abgleichen[Fertig] aus dem Menü. Das Fenster Abgleichen schließt sich. In der Buchungsansicht ändert sich der Wert im Feld J der abgeglichenen Buchungen auf j.

Im dargestellten Fall haben wir noch nicht alle Informationen erhalten, deshalb drücken wir den Eintrag Unterbrechen in der Werkzeugleiste, damit wir zu einem späteren Zeitpunkt mit dem Abgleich fortfahren können. Beachten Sie, dass in der Spalte J zwei Einträge als bestätigt (b) gekennzeichnet werden. Sie wurden noch nicht abgeglichen, aber diese zwei Buchungen wurden bestätigt. Wenn Sie sich die Statusleiste am unteren Rand der Buchungsansicht ansehen, finden Sie eine Zusammenfassung dessen, was bestätigt wurde, und was abgeglichen wurde (Bestätigt: 954,79 € Abgeglichen: 0,00 €)

Geben Sie das erste Auftreten Ihrer terminierten Buchungen in der Buchungsansicht ein. Im Feld Buchen der Buchung geben Sie Aufwendungen:Internet ein, wie es in der nächsten Abbildung gezeigt wird.

Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf diese Buchung, und wählen Terminiert…​

Es erscheint folgendes Fenster:

Jetzt wollen wir die Daten der Buchung eintragen. Wir wissen, dass die Zahlung des Abo am 28. jedes Monats erfolgt, und die nächste Ausführung im nächsten Monat stattfindet (wir haben diesen Monat ja schon manuell gebucht):

Klicken Sie auf den Knopf OK, um die Eingabe der terminierten Buchung abzuschließen. GnuCash hat diese Buchung jetzt gespeichert und wird am 28. des nächsten Monats fragen, ob die Buchung automatisch erstellt werden soll (siehe auch die Abbildung weiter unten).

Ein anderer Weg der Eingabe von terminierten Buchungen ist die Eingabe im Editor für terminierte Buchungen. Wenn wir mehrere terminierte Buchungen hintereinander erstellen wollen, kann das der schnellere Weg sein.

Wählen Sie dazu in der Menüleiste des Hauptfensters den Eintrag menu:Aktionen[Terminierte Buchungen > Terminierte Buchungen Editor]. Eine neue Karteikarte Terminierte Buchungen wird von GnuCash - wie unten dargestellt - im Hauptfenster angezeigt:

Diese Karteikarte enthält eine (zur Zeit leere) Liste aller terminierten Buchungen. Wir erzeugen eine neue terminierte Buchung durch Klicken der Taste Neu in der Werkzeugleiste. Es erscheint das unten dargestellte Fenster:

Zuerst tragen wir oben im Fenster einen Namen für die neu erstellte terminierte Buchung ein.

Im Bereich Optionen der Karteikarte Übersicht gibt es vier Auswahlmöglichkeiten:

Der Bereich Auftreten ermöglicht es Ihnen, GnuCash mitzuteilen, dass die terminierte Buchung nur bis zu einem bestimmten Datum ausgeführt werden soll. Zum Beispiel können Sie, wenn sie ein Darlehen zurückzahlen, entweder das Enddatum, oder die Anzahl der noch offenen Zahlungen einstellen.

Wählen Sie jetzt die Karteikarte Häufigkeit im Fenster Terminierte Buchungen bearbeiten. Hier können Sie die zeitbezogenen Werte der Buchung einstellen.

Wenn die Einstellungen auf dieser Karteikarte durchgeführt wurden, markiert GnuCash das Ausführungsdatum der zukünftigen Buchungen im unten auf der Karteikarte dargestellten Kalender.

Wählen Sie zum Schluss die Karteikarte Buchungsvorlage und geben Sie die Buchung im unteren Teil der Karteikarte ein, wie Sie es normalerweise im Hauptbuch tun würden. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie bei der Eingabe kein Datum eingeben.

Jetzt sollte ihr Fenster folgendermaßen aussehen:

Bitte klicken Sie auf das Symbol Eingabe, um die Buchungsvorlage abzuspeichern.

Klicken Sie jetzt auf OK, um zur Karteikarte für Terminierte Buchungen zu gelangen. Diese zeigt jetzt den Eintrag für die terminierte Buchung in der Liste Buchungen:

Sie können jetzt die Karteikarte Terminierte Buchung schließen und Ihre Eingabe speichern.

Sobald GnuCash gestartet wird, erhalten Sie von jetzt an die Anzeige des Fenster Seit letztem Aufruf…​ mit der Zusammenfassung der aktuell anstehenden terminierten Buchungen mit Status (Erinnerung, Zu Erstellen etc…​) eine detaillierte Beschreibung der Optionen finden Sie im GnuCash Handbuch):

Falls nötig können Sie auf die Spalte Status klicken, um den Status der terminierten Buchung zu ändern. Klicken Sie dann auf den Ok Knopf, um das Fenster Seit letztem Aufruf…​ zu schließen und die anstehenden Transaktionen zu buchen. Wählen Sie Abbrechen, um die Eintragung der anstehenden Transaktionen in das Hauptbuch zu überspringen.

Wenn Sie im Feld Status die Option Zu Erstellen gewählt haben, werden Sie bei einem Blick in die Buchungsansicht Ihres Kontos sehen, dass die Buchung erstellt wurde:

Starten Sie mit der vorherigen Datei, die unter test.gnucash gespeichert ist und speichern Sie diese sofort unter test.gnucash_2. Das Hauptfenster sollte wie folgt aussehen:

Wie früher mit dem Aktiva:Girokonto gezeigt, ist die Eröffnungsbilanz eines Kontos üblicherweise einem speziellen Konto, genannt Eigenkapital:Anfangsbestand zugewiesen. Um einen Kontenplan auszufüllen, beginnen Sie mit der Eröffnungsbilanz für dieses Konto. Nehmen wir an, dass es 1.000,- € auf einem Sparkonto und eine mit 500,- € belastete Kreditkarte gibt.

Nun sollten Sie 3 Konten haben mit Anfangsbeständen haben. Aktiva:Girokonto, Aktiva:Sparkonto und Fremdkapital:Visa.

Fügen Sie nun einige Buchungen hinzu, um die monatlichen Aufwendungen nachzubilden. Während des Monats werden 78,- € für Strom, 45,- € für Telefon und 350,- € für Miete. Alles wird vom Girokonto bezahlt. Wir zahlen auch 45,21 € für Lebensmittel, erhalten 670,- € Gehalt und zahlen unsere Internetrechnung diesen Monat. Schließlich übertragen wir 100,- € vom Sparkonto auf das Girokonto.

Bevor wir zum Abschnitt Berichte gehen, speichern Sie die GnuCash-Daten.

Aber nur die Daten auf dem Bildschirm zu haben, macht Ihren Buchhalter nicht glücklich, deshalb kommt GnuCash mit einer großen Zahl von sehr anpassbaren Berichten.

Lassen Sie uns einen Blick auf den Kapitalfluss und einen Buchungsbericht werfen.