Elementare Buchführungsregeln gruppieren alle finanziellen Dinge in 5 fundamentalen Arten von "Konten". Das heißt, dass alles, womit sich Buchführung befasst, einem dieser 5 Konten zugeordnet werden kann:

Als Grundsatz gilt, dass sich Ihre finanzielle Welt in diese 5 Gruppen einteilen lässt. Zum Beispiel gehört das Guthaben auf Ihrem Bankkonto zu den Aktiva, Ihre Hypothek zum Fremdkapital, Ihre Gehaltszahlung zu den Erträgen und die Kosten für das gestrige Abendessen zu den Aufwendungen.

Nachdem die 5 Grundkonten definiert sind, wie stehen sie in Beziehung zueinander? Wie beeinflusst ein Konto die anderen? Erstens, das Eigenkapital ist durch Aktiva und Fremdkapital definiert. Das heißt, Ihr Reinvermögen wird berechnet durch Subtraktion Ihrer Schulden von dem, was Sie besitzen:

Aktiva - Fremdkapital = Eigenkapital

Darüber hinaus können Sie Ihr Eigenkapital durch Erträge vermehren und durch Aufwendungen vermindern. Das macht natürlich Sinn. Denn wenn man eine Gehaltszahlung bekommt, wird man "reicher" und wenn man Geld ausgibt, wird man "ärmer". Mathematisch wird dies durch die so genannte Bilanzgleichung ausgedrückt:

Aktiva - Fremdkapital = Eigenkapital + (Erträge - Aufwendungen)

Diese Gleichung muss immer ausgeglichen sein, eine Bedingung, die nur dann erfüllt sein kann, wenn Sie Werte in mehrere Konten eingeben. Zum Beispiel: wenn Sie Geld in Form von Erträgen erhalten, dann müssen Sie den gleichen Anstieg in Ihren Aktiva haben. Als ein weiteres Beispiel könnten Sie einen Anstieg der Aktiva haben, wenn Sie einen parallelen Anstieg bei den Verbindlichkeiten haben.

Die Bilanzgleichung ist das Kernstück der Doppelten Buchführung. Für jede Veränderung im Wert eines Kontos muss es eine ausgleichende Buchung in einem anderen Konto geben. Dieses Konzept ist bekannt als das Prinzip des ausgeglichenen Saldos und ist von fundamentaler Bedeutung für das Verständnis von GnuCash und anderen Systemen zur Doppelten Buchführung. Wenn Sie mit GnuCash arbeiten, werden Sie immer mit mindestens 2 Konten zu tun haben, damit die Bilanzgleichung ausgeglichen bleibt.

Bilanzielle Änderungen (oder Überweisungen von Geld) zwischen Konten erfolgen durch Belastung des einen Kontos und eine gleichzeitige Entlastung eines anderen. Das Buchen von Soll und Haben bedeutet nicht "vermindern" und "erhöhen". Soll und Haben erhöhen jeweils bestimmte Kontenarten und vermindern andere. In Aktiva- und Aufwandskonten erhöhen Sollbuchungen die Bilanz und Habenbuchungen vermindern sie. Bei Verbindlichkeits-, Eigenkapital- und Ertragskonten erhöhen Habenbuchungen die Bilanz und Sollbuchungen vermindern sie.

In der herkömmlichen Doppelten Buchführung wird die linke Spalte einer Tabelle für die Sollbuchungen genutzt, während die rechte Spalte für Habenbuchungen genutzt wird. Buchhalter zeichnen Erhöhungen in Aktiva- und Aufwandskonten auf der Soll- (linken) Seite auf und Erhöhungen in Verbindlichkeits-, Ertrags- und Eigenkapitalkonten auf der Haben- (rechten) Seite. GnuCash folgt dieser Vereinbarung in der Tabelle.

GnuCash speichert Informationen auf höchster Ebene in Dateien. Eine Datei kann auf Ihrem Computer sowohl als eine einzelne XML-Datei (in allen Versionen von GnuCash) oder in einer SQL -Datenbank (in GnuCash Version 2.4 und höher).

Mit dem XML-Dateiformat, speichert GnuCash Ihre Dateien in einer XML -Datendatei, üblicherweise in einem komprimierten Format (obgleich Sie dies im Reiter Allgemein in den Eigenschaften von GnuCash ändern können).

Mit SQL-Speichern speichert GnuCash Ihre Daten in eine SQL-Datenbank unter der Datenbankanwendung ab, die Sie ausgewählt haben (SQLite3, MySQL oder PostgreSQL).

Sie benötigen eine Hauptdatei oder Datenbank für jeden Kontensatz, den Sie pflegen. Um zu lernen, wie Sie GnuCash-Dateien erstellen und verwalten, schauen Sie in Speichern Ihrer Finanzdaten.

Sicherungs- und Protokolldateien werden automatisch von GnuCash erstellt, wenn es zweckdienlich ist. Die Sicherungs- und Protokolldateien sind in Datensicherung und –wiederherstellung beschrieben.

Ein Konto zeichnet auf, was Sie besitzen, schulden, ausgeben oder erhalten. Jede GnuCash-Datei kann eine beliebige Anzahl von Konten enthalten, und jedes Konto kann viele Unterkonten in beliebigen Ebenen haben. Diese einfache Eigenschaft macht GnuCash zu einem mächtigen Werkzeug, Ihre Finanzen zu verwalten, wie Sie in den nächsten Kapiteln sehen werden.

In GnuCash werden Konten auch genutzt, um Gelder, die Sie erhalten oder ausgeben, zu klassifizieren. Zum Beispiel können Sie ein Aufwandskonto erstellen, um das Geld zu verfolgen, dass Sie für nützliche Einrichtungen und Lebensmittel bezahlen. Obgleich es keine Konten sind, über die Sie Bankauszüge erhalten, erlauben sie Ihnen festzustellen, wie viel Geld Sie in jedem dieser Bereiche ausgegeben haben.

Konten werden detaillierter in [chapter_accts] besprochen.

Eine Buchung stellt eine Bewegung von Geld zwischen Konten dar. Immer, wenn Sie Geld ausgeben oder einnehmen oder von zwischen Konten übertragen, ist dies eine Buchung.

Beispiele für Buchungen sind: Bezahlen einer Telefonrechnung, Geld von einem Sparbuch Verbuchen einer Gehaltszahlung. [chapter_txns] geht mehr in die Tiefe, wie Sie Buchungen eingeben.

In der Doppelten Buchführung, erfolgen die Buchungen immer auf zwei Konten - einem Quellkonto und einem Zielkonto. GnuCash verwaltet dies durch Einfügen einer Zeile in die Buchung für jedes Konto, das betroffen ist und zeichnet den betreffenden Betrag in jede Zeile. Eine Zeile innerhalb einer Buchung, in der das Konto und der Geldbetrag eingetragen wird, nennt man Splitbuchung. Eine Buchung kann eine beliebige Anzahl von Splitbuchungen enthalten.

GnuCash bietet einen Tipp des Tages Dialog an, um nützliche Hinweise für die Benutzung des Programms zu geben:

Die Tipps sind hauptsächlich für Einsteiger hilfreich. Um mehr Tipps zu sehen, klicken Sie auf Vor, um zu dem Nächsten zu kommen. Wenn Sie es nicht wünschen, diesen Dialog beim Programmstart zu sehen, entfernen Sie das Häkchen aus dem Auswahlkästchen Tipps beim Programmstart anzeigen. Wenn Sie genug von den hilfreichen Tipps gesehen haben, klicken Sie Schließen, um das Dialogfenster zu schließen.

Sie sollten nun das Hauptfenster mit der Kontenübersicht sehen, wie es unten wiedergegeben ist. Das genaue Layout der Kontenübersicht hängt davon ab, welche Konten Sie während des "Neuen Kontenrahmen erstellen Assistenten" ausgewählt haben. Dieses Beispiel zeigt die Auswahl "allgemeine Konten".

Die Kontenübersicht zeigt alle Konten, die in der aktuellen Datei enthalten sind (dem Kontenplan). Es gibt einen Überblick über die Konten und den aktuellen Kontostand.

Ganz oben im Fenster ist die Titelleiste, die den Namen der Datei oder Datenbank anzeigt (sobald Sie die Datei einmal gespeichert haben). Darunter befindet sich die Menüleiste Sie können auf die Menüoptionen entweder durch Klicken auf die Menünamen oder durch Nutzen der Tastenkürzel zugreifen (siehe auch Menü Kurzwahl Tastenkombinationen). Als nächstes kommt die Werkzeugleiste, die die Knöpfe für die häufigsten Funktionen enthält.

Die hierarchische Kontenliste erscheint unterhalb der Werkzeugleiste. Sobald Sie Konten angelegt haben, erscheinen diese in der Liste. Wird vor dem Kontonamen ein Abwärts-Pfeil angezeigt, so enthält das Konto Unterkonten, die durch Klicken des Pfeils angezeigt werden.

Unten ist die Zusammenfassungsleiste, die Ihnen Informationen über Ihr Eigenkapital und Ihren Gewinn gibt.

Die Buchungsansicht dient zum Eingeben und Korrigieren Ihrer Buchungsdaten. Wie der Name andeutet, ähnelt die Ansicht einem Kontobuch.

[chapter_txns] geht genauer auf die Buchungsansicht und wie man Daten eingibt ein. Vorerst beachten Sie, dass die Teile des Kontenansichtsfenster ähnlich aussehen wie Teile des Kontenbaumfensters, wie bereits beschrieben. Die Titelleiste oben enthält den Namen des Kontos. Darunter die Menüleiste enthält die Menüoptionen bezogen auf die Kontenansicht. Die Werkzeugleisten-Schaltflächen vereinfachen die allgemeinen Dateneingabefunktionen. Die Zusammenfassungsleiste unten zeigt einige Kontostände, wie in [chapter_txns]. Unten in der Kontenansicht erscheinen Informationen über den aktuellen Standort des Cursors.

Sowohl die Kontenübersicht als auch die Buchungsansicht enthalten eine Werkzeugleiste. Diese Schaltflächen der Werkzeugleiste ermöglichen einen schnellen Zugang zu häufig genutzten Funktionen wie Speichern und Öffnen im Fenster Kontenübersicht und Eingeben und Löschen in der Buchungsansicht. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was ein Knopf macht, bewegen Sie den Mauszeiger über den Knopf. Es sollte ein Erklärungstext erscheinen.

Hier ist eine Zusammenfassung der Knöpfe in der Kontenübersicht:

Öffnen, Bearbeiten, Neu und Löschen:: Diese Funktionen beziehen sich auf Konten. Sie werden im Kapitel [chapter_accts] näher besprochen.

Die Knöpfe der Buchungsansicht werden in [chapter_txns] diskutiert.

GnuCash nutzt ein Reitermodell, dass es Ihnen erlaubt, viele Kontenverzeichnisse zu öffnen und parallel anzusehen. Jedes offene Fenster (welches Kontenverzeichnisse, Berichte oder terminierte Buchungen enthalten kann) gibt ein Reiter in dieser Leiste, den Sie anklicken können, um das Fenster anzusehen. Die Reitern können in den Einstellungen gestaltet werden, damit sie auf jeder Seite des GnuCash -Fenster erscheinen.

Um den vollen Namen des Reiters zu sehen, führen Sie den Mauszeiger über einen Kontenfensterreiter.

Wenn mehr Reiter offen sind, als auf dem Bildschirm angezeigt werden können, werden einige Reiter nicht dargestellt. Sie können durch alle Reiter bewegen, indem Sie die Pfeile an beiden Enden der Reiterleiste. Eine vollständige Liste der Reiter durch Rechtsklicken der Reiterleiste angesehen werden und jeder Reiter kann durch Anklicken desselben ausgewählt werden.

Sowohl das Kontenbaumfenster als auch die Kontenansicht enthalten Menütitel in der Menüleiste. Das Klicken auf einen Menütitel bringt die Menüeinträge hervor.

Sie können auf den Kontenbaumtitel klicken und dann den Mauszeiger über die Menüeinträge bewegen, um zu sehen, was diese machen. Sowie sich der Zeiger über die Menüeinträge bewegt, wird eine Beschreibung des Eintrages in der Statusleiste am untersten Rand des Fensters angezeigt (innerhalb der Statusleiste). Klicken Sie auf den Menüeintrag, um ihn auszuwählen.

Sie können die meisten Menüeinträge auch aufrufen, indem Sie mit der rechten Maustaste irgendwo in das Fenster klicken. Im Kontenbaumfenster wird eine Liste der Konteneinträge angezeigt. Im Kontenansichtsfenster wird eine Liste der Buchungseinträge angezeigt.

Schließlich kann man Menüeinträge über die Tastatur durch Eingeben der Kurzwahl Tastenkombinationen aufrufen, wie später in diesem Kapitel beschrieben.

Die meisten Menüeinträge können über Tastenkombinationen aufgerufen werden, die den unterstrichenen Buchstaben in den Menünamen entsprechen. Drücken der Alt Taste zusammen mit der unterstrichenen Taste aus dem Menünamen klappt das Untermenü auf. Sobald diese angezeigt werden, drücken Sie die unterstrichene Taste in dem Untermenüeintrag, um ihn zu aktivieren. Zum Beispiel, ruft das Eintippen von AltD in dem Hauptfenster das Untermenü auf, eintippen von S speichert die Datei. Diese Tastenkombinationen sind fixiert und können vom Benutzer nicht verändert werden.

Einige der häufiger genutzten Untermenüeinträge reagieren auf Tastenkombinationen, die das Kommando direkt aufrufen, ohne dass Sie sich durch die Menüstruktur hangeln müssen. Diese Tastenkombinationen nutzen typischerweise die Strg Taste, können aber beliebige Tastenkombinationen sein. Tastenkombinationen werden am Ende des jeweiligen Untermenüeintrags angezeigt.

Sobald Sie GnuCash geöffnet haben, sehen Sie das Kontenbaum-Fenster den Menüeintrag, welcher das Hilfemanual öffnet. Das Hilfemanual ist nach Themen gegliedert und Sie können jedes Thema in seine Unterthemen ausweiten.

Die Themen sind an der linken Seite aufgelistet. Um ein Thema oder Unterthema auszuwählen,klicken Sie es an, worauf der Text rechts angezeigt wird. Nutzen Sie die Pfeiltasten und Hypertext-Links zur Navigation. Mit menu:Datei[Seite drucken] drucken Sie die aktuelle Seite.

Das GnuCash Hilfe-Fenster benimmt sich wie ein einfacher Webbrowser, Sie können eine Webseite für zusätzliche Informationen aufrufen. Sie können jede Webseite in diesem Fenster öffnen durch Klicken auf die ÖffnenWerkzeugleisten-Schaltfläche und Eingeben einer URL. Nutzen Sie die Zurück-, Vorwärts-, Neuladen-, Stopp- und Drucken-Schaltfläche wie in einem Standard- Web-Browser.

Die GnuCash Website enthält hilfreiche Informationen über das Programm und über mögliche Aktualisierungen. Sie enthält ferner Verknüpfungen zu den GnuCash Mailinglisten für Entwickler und Nutzer und Sie können die Archive der deutschsprachigen GnuCash Mailinglisten nach Diskussionen über bestimmte Themen durchsuchen. Falls Sie keine Antwort auf Ihre Frage finden, können Sie diese an die englischsprachige GnuCash-user oder die deutschsprachige GnuCash-de Mailingliste richten, und jemand von der Liste wird versuchen, Ihnen eine Antwort zu geben.

Die aktuellste GnuCash FAQ befindet sich auf der GnuCash FAQ Website und enthält Antworten auf die häufigsten Fragen. Auch eine deutschsprachige Wiki gibt es.

Das Hilfe Fenster bietet ferner eine Suchfunktion. Um nach einem bestimmten Thema zu suchen, geben Sie dieses in das Eingabefeld im oberen Bereich des Fensters ein und drücken die Eingabetaste, um die Suche zu starten. Eine Liste mit Treffern sollte erscheinen, aus der Sie die Themen durch anklicken aufrufen können.

Eine GnuCash-Datei wird wie folgt erstellt:

Folgen Sie diesen Schritten, um die Datei unter den von Ihnen bevorzugten Namen zu speichern:

Wenn Sie nur mit den Finanzdaten eines einzelnen Haushalts arbeiten, genügt eine Datei. Wenn Sie aber auch Ihre Geschäftskonten führen, oder aus anderen Gründen bestimmte Daten getrennt halten wollen, benötigen Sie mehr als eine Datei.

Bevor Sie eine GnuCash-Sitzung beenden, sollten Sie unbedingt Ihre Daten mit menu:Datei[Speichern] oder dem Speichern-Symbol in der Werkzeugleiste sichern.

Um eine existierende Datei zu öffnen, wählen Sie menu:Datei[Öffnen] aus dem Menü. In dem Fenster, dass sich dann öffnet, wählen Sie das Datenformat. Wenn Sie Datei ausgewählt haben, wählen Sie die Datei, die Sie öffnen wollen. Andernfalls geben Sie die benötigten Informationen zur Datenbankverbindung an.

In einigen Fällen ist es nützlich, die Struktur der vorhandenen Datendatei in eine neue Datei zu kopieren. Zum Beispiel wollen Sie ein neues Abrechnungsverfahren testen, ohne Ihre aktuelle Abrechnungsdaten zu zerstören, oder Sie müssen den Buchführungsrichtlinien folgen, die Sie benötigen, um Ihren Buchungsabschluss am Ende des Jahres durchzuführen und im neuen Jahr mit einem neuen Buch zu beginnen

GnuCash erlaubt Ihnen, einfach eine leere Kopie Ihrer Kontenpläne zu erstellen, durch Auswahl von menu:Datei[Exportieren > Konten exportieren…​]. Wenn Sie dieses Kommando auswählen, werden Sie gefragt, den neuen Namen für die neue leere Datei einzugeben, und GnuCash erstellt eine neue Datendatei, die nur Ihre Kontenhierarchie (also ohne Buchungsdaten). Einmal gespeichert kann die neue Datei wie jede andere GnuCash Datendatei geöffnet werden, wie oben beschreiben.

Jedes mal, wenn Sie ihre Datei speichern, wird gleichzeitig eine Sicherungsdatei mit der Dateinamensendung jjjjMMtthhmmss.gnucash gespeichert. Diese Sicherungsdatei ist eine vollständige Kopie Ihrer Datendatei. Die Dateinamensendung gibt Jahr, Monat, Tag und Zeit der Sicherung an. Zum Beispiel bedeutet der Dateiname gcashdata.gnucash.20010404185747.gnucash, dass die Sicherungskopie der Datei gcashdata.gnucash am 4. April 2015 um 18:57:47 Uhr erfolgte.

Um eine alte Sicherungsdatei wiederherzustellen, öffnen Sie einfach die .JJJJMMTTHHMMSS.gnucash-Datei mit dem Datum, zu dem Sie zurückkehren wollen. Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie die Datei unter einem anderen Namen speichern!

Jedes mal wenn Sie eine Datei in GnuCash öffnen, erstellt GnuCash eine .log Datei der Änderungen, die Sie an der Datendatei gemacht haben. Die Logdatei nutzt ein ähnliches Namensformat wie die Sicherungsdatei: .JJJJMMTTHHMMSS.log. Logdateien sind keine vollständige Sicherung Ihrer Daten - sie sind lediglich eine Aufzeichnung der Veränderungen, die sie in der aktuellen GnuCash Sitzung vorgenommen haben.

In dem Fall, dass Sie GnuCash versehentlich beenden, zum Beispiel durch einen Stromausfall oder einen Systemabsturz, ist es möglich, den größten Teil Ihrer Arbeit seit dem letzten Speichern Ihrer GnuCash-Datei durch Einspielen dieser Logdatei wieder herzustellen. Dies ist das Verfahren:

Das Einspielen der Logdatei wird alle Buchungen wiederherstellen, die das Saldo seit dem letzten Speichern verändert haben, einschließlich derjenigen aus terminierten Buchungen und Geschäftsvorfällen (Rechnungen und Forderungen, etc.).

Gelegentlich werden Sie .LNK und .LCK Dateien auftauchen sehen. Diese speichern keine Daten, sondern werden erzeugt, um zu verhindern, dass mehrere Benutzer dieselbe Datei gleichzeitig öffnen können. Diese Dateien werden automatisch erzeugt, sobald Sie Ihre eigene Datei öffnen, damit niemand sonst darauf zugreifen kann. Wenn Sie Ihre GnuCash Sitzung beenden oder eine andere Datei öffnen, wird GnuCash die Blockade der ersten Datei aufheben, indem es die LCK und LNK Dateien löscht.

Wenn GnuCash nicht ordnungsgemäß beendet wird, während Sie eine Datei geöffnet haben, werden die .LCK und .LNK Dateien nicht gelöscht. Beim nächsten Start von GnuCash, werden Sie eine Warnmeldung erhalten, dass die Datei blockiert ist. Die Warnmeldung erscheint, weil die .LNK und .LCK Dateien in Ihrem Ordner gefunden wurden. Es ist sicher, Trotzdem öffnen zu wählen, aber Sie sollten die .LNK und .LCKDateien löschen (von der Kommandozeile oder mit dem Dateimanager). Sobald die Dateien entfernt sind, wird die Warnmeldung nicht mehr erscheinen, sofern GnuCash nicht wieder abstürzt.

Welche Dateien sollten Sie also aufbewahren? Behalten müssen Sie natürlich Ihre Datendatei. Es ist eine gute Idee, einige .JJJJMMTTHHMMSS.gnucashDatensicherungen neueren Datums aufzubewahren, aber Sie können sicher die .log-Dateien löschen, weil sie keine kompletten Kopien Ihrer Daten sind.

Sie sollten ebenfalls alle .LCK und .LNK Dateien löschen, die Sie nach dem Beenden von GnuCash noch finden. Wenn Sie Ihre Daten manuell in einem anderen Ordner sichern wollen, müssen sie nur Ihre Datendatei kopieren - nicht die .JJJJMMTTHHMMSS.gnucash-Sicherungsdatei.

Übertragung der GnuCash Finanzdaten ist so einfach wie das Kopieren der .gnucash-Datei mit dem Dateimanager, wenn Sie wissen, wo diese gespeichert sind. Wenn Sie sich nicht erinnern, wo eine Datei gespeichert ist, aber Sie können es direkt in GnuCash aufrufen, speichern es in dem gewünschten Pfad mit GnuCash.

Alle anderen Dateien in dem Ordner sind entweder Sicherungs- oder Logdateien. Es schadet nicht, sie auch zu kopieren, es ist nicht wahrscheinlich es zu tun.

Einstellungen werden in drei verschiedenen Orten gespeichert: Eine für die GnuCash-Einstellungen, eine für Berichte und eine für die Einstellungen des Online-Banking. Einstellungen werden durch die gsettings, Berichte durch GnuCash selbst und Online Banking durch aqbanking gehandhabt. Wenn Sie kein Online Banking nutzen, werden Sie diesen Ordner nicht auf Ihre Maschine haben.

Wo die GnuCash Einstellungen gespeichert sind, variiert abhängig von Ihrem Betriebssystem (siehe auch Ort der Einstellungen, Ort der gespeicherten Berichte und Ort der Online-Banking-Einstellungen). Um Ihre Installation zu sichern und zu übertragen, müssen Sie diese Einstellungen auch kopieren.